「信書」とは、差出人の意思や事実を通知する文書のことです。どのような書類が信書に該当するのか紹介します。
また、送り方や利用できない送り方についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
この記事のポイントまとめ
- 信書とは意思や事実を伝える文書のこと
- ゆうパックやゆうメールでは信書を送付できない
- 信書を転送するときは信書扱いにならないこともある
目次
信書とは意思や事実に関する情報を通知する文書のこと
信書とは「特定の相手に意思や事実に関して通知する文書」のことです。例えば個人に宛てた手紙、契約書、許可書などは信書に該当します。
信書に該当する書類
先述の例を含め、次のような書類が信書に該当します。
- 個人に向けた手紙
- 受取人の名前が明記されているダイレクトメール
- 請求書、納品書、領収書など
- 結婚式や会合などの招待状
- 免許証、表彰状、資格認定書など
- 印鑑証明書、健康保険証、健康診断結果通知書
いずれの書類も、特定の相手に向けたものであることが明白です。また、ダイレクトメール（ＤＭ）も受け取り手の名前を記すことで信書の扱いとなります。
信書に該当しない書類
一方、次のような書類は信書に該当しません。
- 新聞、雑誌、会報、カレンダー、ポスターなど
- カタログ
- 手形、為替証書など
- 商品券、図書券など
- 航空券、入場券など
- 取扱説明書、名刺など
- クレジットカード、キャッシュカードなど
- 特定の受け取り手を想定していないダイレクトメール
信書の取扱いについて
信書は特定の相手に意思や事実を伝える大切な文書であるため、取扱いも厳重に行うことが求められます。
また、信書は送付方法が決められており、指定された方法以外では送ることができません。信書の送り方や転送の仕方について解説します。
信書を郵便で送付する方法
信書を日本郵便で送るときは、次の4つの方法を活用できます。
- 定形郵便
- 定形外郵便
- レターパック
- スマートレター
定形郵便とは、重量が50g以内で縦23.5cm、横12cm、厚さ1cmまでのものを送るのに利用できる方法です。全国一律料金なので、送料を抑えたいときにも活用できます。
定形外郵便とは、定形郵便のサイズを超えるときに使える方法です。送料も大きさや重さによって変わります。
レターパックとは、郵便局が発行している封筒に直接書類などを入れて送付する方法です。
全国一律料金で追跡サービスもあるので、より重要な書類を送付するときにも使うことができます。
また、レターパックの中でもレターパックプラスは、集荷サービスや対面配達なども利用可能です。
スマートレターもレターパックと同じく郵便局が発行している封筒ですが、レターパックよりもサイズが小さく、追跡サービスも利用できません。
追跡サービスなしに信書を送りたいときに使用しましょう。
・信書の送付に使えない方法
一方、同じ郵便であっても次の方法は信書の送付に使えません。
- ゆうパック
- ゆうメール
- ゆうパケット
判断に迷うときは、窓口で「信書を送ることはできますか？」と尋ねてみましょう。
郵便以外の方法で信書を送付する場合の注意点
信書は原則として、郵便事業以外では総務大臣の許可を得た民間企業などの「信書便事業者」によって取り扱うことができます。
分かりやすいケースとしては宅配便事業者が展開するいくつかのサービスがありますが、法律上は宅配便で信書を送ることは禁止されています。
しかしこれには条件付きで例外が許可されており、貨物に無封の添え状や送り状を添付することは違法となりません。
他には貨物と信書の内容が関係していることや、必ず貨物と一緒に送ること、あくまで貨物が主であり信書は従であることなどの条件が挙げられます。
誤って法に触れる信書送付をしてしまわないよう、規定をよく確認しておくことが重要です。
受取後の信書を転送するときの扱い方
受け取った信書を転送するときは、すでに信書としての役目を果たしたと考えられるため、信書ではありません。
しかし、これらを他の場所でも確認してほしいときなどは、信書として転送することになるので信書向けの送付方法を用いることが必要です。
例えば、契約書が送付されたものの本社でも確認してほしいときなどは、信書扱いで転送する必要があります。
電子データも「信書」にあたる？
昨今のペーパレス化に伴い、電子データで契約書等が交わされることも珍しくなくなりました。
信書とは先に述べたように、特定の相手に意思や事実を伝える文書のことと定義されています。
したがってその要件を満たせば電子データでももちろん信書に相当し、取り扱いの規定は紙のものと変わることはありません。
ただしその授受についてはデータの破損や漏洩に注意を払い、パスワード設定や暗号化などセキュリティ面でも十分な配慮が必要です。
信書の取扱いに注意しよう
これまで見てきたように、特定の相手に宛てた信書は法の規定に則った重要書類です。
信書は利用できる送付方法が限られているため、不安なときは郵便局などで確認しましょう。
また、受け取った際も適切な配慮をもって取り扱うことが大切です。
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