事務所や営業所を移転する際には、取引先や顧客にその旨を記した挨拶状を送るのが一般的です。
本記事ではそのタイミングや出し方、含める内容などを例文とともにご紹介します。
この記事のポイントまとめ
- 移転の挨拶状は移転が決まったらなるべく早く送付する
- 取引先・顧客・顧問弁護士など、関係者すべてに送付する
- はがきか2つ折りカードで移転の挨拶状を送ると丁寧な印象になる
目次
「移転」に際しての挨拶状とは？
本社や事務所などを移転する際の通知としての挨拶状（以下「移転の挨拶状」）。
これを送るタイミングやスタイル、送り先について見ていきましょう。
移転の挨拶状を送るタイミング
移転の挨拶状を送るタイミングには明確な決まりがあるわけではありません。
ですが業務上の重要事項であるため、関係各所には出来るだけ早く通知するのが望ましいといえます。
少なくとも新住所で業務を始める1ヵ月～2週間前までには送付するのが一般的とされていますが、可能な限り早めに伝えることで受取側も余裕を持って対応することができるでしょう。
移転の挨拶状の出し方
移転の通知はメールやファックスで送ることもできますが、はがきか2つ折りカードなどで送るとより丁寧な印象になります。
文章が短いときは、2つ折りではない通常のカードも選択可能です。
移転の挨拶状の送付先
移転の挨拶状は取引先や協力企業、クライアント、弁護士など関係者すべてに送ります。
送付先をリストアップし、漏れがないように送りましょう。
移転の挨拶状に含める内容
移転の挨拶状には、次の内容を含めます。
- 件名
- 拝啓・敬具
- 時候の挨拶
- 日付
- 新住所と連絡先（電話番号やファックス番号）
- 新住所での業務開始日
- 新住所の地図
電話番号やファックス番号が変わらない場合も、念のために記載しておきましょう。
移転の挨拶状の例文
移転の挨拶状の例文を、次のケースに分けて紹介します。
- 本社や事務所の住所移転の場合
- 一時的な移転の場合
なお、いずれも文章の後に新住所と電話番号、ファックス番号、社名、代表者（代表取締役など）の氏名を記載しましょう。
本社や事務所の住所移転の場合
拝啓 新緑の候 貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り御礼申し上げます
さて この度 弊社は〇月〇日より新社屋に移転することとなりました
今後とも何卒お引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
一時的な移転の場合
拝啓 若葉の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて この度 社屋改築のため以下の住所にて仮営業いたします
ご迷惑をおかけしますが何卒ご容赦くださいますようお願いいたします
まずは書中にて一時移転のご案内を申し上げます
敬具
関係各所には速やかに移転の挨拶状を送ろう
社屋などを移転するときは、たとえ一時的なものでもしっかりと通知することが重要なため、速やかに挨拶状を送りましょう。
事業所の所在地はあらゆる業務に関連する大切な情報であり、早めに送ることで受取側も移転後の連絡先把握などの対応がスムーズになります。
こうした細やかな情報の通知は、企業活動においての信頼感に直結するといえるでしょう。